Consentimiento informado y tratamiento de datos personales

1. Responsable

Generación Link Gym, establecimiento de comercio identificado con NIT 1030656134-4, con domicilio en Soacha, Cundinamarca, Colombia, que opera bajo la marca Link Gym, es el responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de este sitio, de la plataforma de afiliación y de las sedes. Correo electrónico: contacto@link-gym.com.

Canal de atención: acércate a la recepción de la sede donde te inscribiste, o escríbenos al WhatsApp de tu sede: Kennedy 321 320 6795, Soacha 321 877 0268 y San Francisco 313 432 7236. Allí recibimos tu solicitud y te entregamos constancia con la fecha de radicación, que es desde cuando corren los términos de respuesta.

2. El servicio

Link Gym es un centro de acondicionamiento y preparación física: pone a disposición instalaciones, equipos en buen estado, profesores profesionales en educación física y deporte, orientación en programas de entrenamiento individualizado según tu aptitud física y guía nutricional. El plan que contratas es válido en todas las sedes Link Gym.

3. Riesgos de la actividad física y declaración de salud

Practicas actividad física por tu propia voluntad y declaras entender que hacerlo implica la posibilidad de sufrir lesiones o afectaciones de salud (musculares, articulares, deshidratación, eventos cardiacos o respiratorios, entre otros) y que esos riesgos no pueden eliminarse por completo, ni siquiera bajo supervisión profesional. Al afiliarte declaras que:

• tu estado de salud es adecuado para la práctica deportiva y no padeces enfermedad que te ponga en riesgo ni lesión previa que pueda agravarse;
• la información de salud que entregas es veraz y completa, y te obligas a informarnos cualquier cambio;
• cuentas con afiliación vigente a EPS o régimen equivalente;
• autorizas que, ante un accidente o una emergencia, avisemos a la persona que registraste como contacto de emergencia.

Y te obligas a:

• seguir las indicaciones del personal profesional antes, durante y después de la práctica;
• informar de inmediato cualquier dolor, molestia, fatiga o síntoma que pueda afectar tu salud;
• usar los equipos conforme a las instrucciones recibidas;
• no realizar actividades para las que no hayas sido orientado. Si tienes dudas con una máquina, pregúntale al entrenador antes de usarla.

4. Alcance de la responsabilidad

Link Gym no responde por los daños que se deriven exclusivamente de: (a) que no sigas las indicaciones de su personal; (b) que la información sobre tu estado de salud sea inexacta o incompleta; (c) el uso de equipos en contra de las instrucciones recibidas; o (d) el consumo de medicamentos, suplementos o ayudas ergogénicas que Link Gym no prescribió ni suministró. No se permite la venta ni distribución de esos productos en las instalaciones, porque su efecto varía de un organismo a otro.

Lo anterior no limita ni excluye la responsabilidad que le corresponde a Link Gym por sus propias obligaciones legales y contractuales, incluidas las relativas al estado de sus equipos e instalaciones y a la idoneidad de su personal.

5. Reglamento de uso

• El ingreso al gimnasio es una (1) vez al día. El acceso se registra una vez por jornada y no hay reingreso el mismo día, salvo que el plan que contrataste indique expresamente un número distinto de ingresos diarios; en ese caso rige el de tu plan, que queda impreso en el documento que firmas.
• El acceso es personal e intransferible: no se presta, no se cede y no se comparte con nadie.
• El entrenamiento es personal: si no asistes, el tiempo no se reintegra, salvo excusa médica, en cuyo caso se reponen los días de incapacidad.
• No puedes ingresar con acompañantes no afiliados, niños ni mascotas, por su propia seguridad.
• Usa ropa y calzado adecuados para la práctica.
• Deja los implementos en su lugar (discos, steps, balones, colchonetas, barras, topes, mancuernas, lazos, desinfectante) y descarga los discos de las máquinas que uses.
• Los daños causados a equipos o instalaciones por mal uso corren por tu cuenta.
• Link Gym no responde por la pérdida, hurto o daño de objetos personales dejados dentro o fuera de las instalaciones, sin perjuicio de las obligaciones de custodia que asuma expresamente.

6. Conductas prohibidas y derecho de admisión

Las siguientes conductas están prohibidas y facultan a Link Gym, en ejercicio del derecho de admisión y permanencia, para restringir el ingreso y suspender o cancelar el servicio de forma inmediata y definitiva, sin derecho a reembolso por el tiempo no disfrutado y sin perjuicio de las acciones legales que correspondan:

• evadir, saltar o forzar el torniquete, o ingresar sin registrar el acceso;
• prestar, ceder o usar el acceso de otra persona;
• riñas, agresiones o amenazas físicas o verbales contra otros usuarios o el personal;
• gritos, escándalos o conductas que alteren la convivencia o el funcionamiento de la sede;
• acoso, hostigamiento o comportamiento sexualmente inapropiado;
• ingresar, consumir, permanecer bajo efectos de alcohol o sustancias psicoactivas, o comercializarlas dentro de la sede;
• portar armas de cualquier tipo;
• hurtar o dañar intencionalmente equipos, bienes o instalaciones;
• grabar o fotografiar a otras personas sin su consentimiento;
• usar los equipos de forma indebida poniendo en riesgo tu integridad o la de terceros.

7. Pagos, devoluciones, congelación y cesión

El valor pagado por el plan no es objeto de devolución. El servicio queda a tu disposición de manera continua desde la fecha de inicio de la vigencia, de modo que no usarlo es una decisión tuya y no genera reembolso, descuento ni compensación.

• Congelación por incapacidad médica, el único remedio. Si presentas incapacidad médica expedida por profesional o entidad de salud que te impida la práctica deportiva, congelamos tu plan por exactamente los días que certifique la incapacidad y lo reanudamos al vencer, sin costo adicional. Las prórrogas se congelan igual, con el soporte de cada una. La solicitud debe radicarse dentro de los quince (15) días siguientes a la expedición de la incapacidad.
• Desistimiento voluntario. Tu desistimiento, inasistencia, cambio de horarios o pérdida de interés no dan lugar a devolución, congelación, prórroga ni cambio de plan.
• Cesión. El plan es personal e intransferible y no puede cederse, prestarse ni transferirse, porque está atado a las condiciones personales y médicas que declaraste y a tu identificación biométrica.
• Derechos irrenunciables del consumidor. Lo anterior se entiende sin perjuicio del derecho de retracto (artículo 47 de la Ley 1480 de 2011): si compraste tu plan a distancia o por un método no tradicional, puedes retractarte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la compra, y te devolvemos el dinero dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a que ejerzas el retracto. Tampoco afecta la reversión del pago (artículo 51 de la misma ley) cuando pagaste con tarjeta u otro medio de pago electrónico y se da alguno de los casos de esa norma (fraude, una operación que no solicitaste, o un servicio que no se te prestó o que no corresponde a lo que pediste): debes pedirla dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que conozcas el hecho. Las dos se piden por el canal de atención del punto 1.

8. Datos que recogemos

• Identificación y contacto: nombre completo, tipo y número de documento y su lugar de expedición, fecha de nacimiento, género, teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad.
• Para una emergencia: el nombre y el teléfono de tu contacto de emergencia y tu grupo sanguíneo (RH).
• Del representante legal, si el afiliado es menor de edad: nombre completo, tipo y número de documento y lugar de expedición.
• Contractuales: sede, plan contratado, vigencia, firma digital del consentimiento informado, documentos asociados y, si llegaste con el enlace de invitación de un socio, el código de esa invitación.
• Biométricos (dato sensible): tu imagen facial, que incorporamos al sistema de reconocimiento facial del control de acceso, y tu firma capturada electrónicamente.
• De acceso: registro de fecha y hora de cada ingreso a la sede.
• Conversaciones por WhatsApp: los mensajes que nos escribes al WhatsApp de Link Gym (texto, fotos, audios) y nuestras respuestas, junto con el nombre de perfil y el número desde el que escribes.
• De videovigilancia: imágenes captadas por las cámaras de seguridad (CCTV) de las áreas comunes, zonas de entrenamiento y accesos. No hay cámaras en vestidores, baños ni duchas.
• Financieros: pagos, abonos, saldos y facturas. No almacenamos números completos de tarjeta.
• De salud declarados voluntariamente: los que informes para tu seguridad durante el entrenamiento (condiciones médicas diagnosticadas, medicamentos que afecten tu actividad física y observaciones). Son datos sensibles y su entrega es facultativa.

9. Para qué los usamos

• Formalizar y administrar tu afiliación y el consentimiento informado que la soporta.
• Controlar el acceso a las sedes y verificar la vigencia del plan. El ingreso se realiza únicamente mediante reconocimiento facial: tu imagen facial se usa solo para verificar tu identidad al entrar. Sale de los equipos de acceso en la siguiente sincronización si te retiras o se elimina tu ficha, y a más tardar treinta (30) días después de vencido tu plan.
• Velar por la seguridad de las personas y de los bienes dentro de las sedes mediante videovigilancia. Las grabaciones no se usan para evaluar tu desempeño, ni con fines comerciales, ni se publican.
• Facturar, gestionar cartera y enviarte a tu correo el recibo de pago de cada movimiento. El consentimiento informado no se envía por correo: queda firmado y guardado en tu ficha de afiliado, y puedes pedir copia en la recepción de tu sede cuando la necesites.
• Comunicar información operativa del servicio: vencimientos, renovaciones y cambios de horario. Por WhatsApp te enviamos avisos automáticos sobre tu plan: cuándo vence o venció, los ingresos que le quedan a tu valera, los días sin registrar ingresos, un saldo pendiente y la firma pendiente del consentimiento informado. Nunca más de uno al día. Si no quieres recibirlos, escribe BAJA a ese mismo número; si quieres volver a recibirlos, escribe ALTA. Dejar de recibirlos no afecta tu plan.
• Responder las consultas que nos escribes por WhatsApp. Un asistente automático con inteligencia artificial responde las preguntas frecuentes con la información general del gimnasio (horarios, sedes, planes y clases) y le pasa a nuestro personal lo que no puede resolver; puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento. El asistente responde con un modelo de inteligencia artificial de un proveedor con servidores en Estados Unidos, que recibe los mensajes de la conversación (con los números de documento tapados) y, si escribes desde el celular registrado en tu ficha, tu primer nombre, tu sede, las fechas de tus planes y tu último ingreso. Tu documento, tu correo y tu saldo no se le envían. Los ingresos que le quedan a tu plan y tu saldo solo te los damos después de confirmar que escribes desde el celular registrado en tu ficha y con el número de documento de esa ficha. Las conversaciones se guardan doce (12) meses.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

No vendemos ni cedemos datos personales a terceros con fines comerciales. Los compartimos únicamente con proveedores de servicios tecnológicos y de comunicaciones que actúan como encargados del tratamiento, con entidades financieras y pasarelas de pago para procesar y conciliar los pagos, con asesores contables, tributarios y jurídicos para el cumplimiento de obligaciones legales, y con autoridades cuando la ley lo exija. Todos ellos están sujetos a obligaciones de confidencialidad.

Transferencia y transmisión internacional. Tus datos se alojan y se procesan con proveedores de servicios en la nube que tienen sus servidores en Estados Unidos: el alojamiento de la plataforma y de las bases de datos, el envío de correos, la mensajería (WhatsApp y los avisos de la app) y la inteligencia artificial. Actúan como encargados del tratamiento, por cuenta nuestra y solo para las finalidades de este documento, en los términos del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Al aceptar este documento autorizas que tus datos se traten en ese país.

10. Datos sensibles: imagen facial, firma y salud

Tu imagen facial, tu firma y tus datos de salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). Te informamos de forma previa y expresa que no estás obligado a autorizar su tratamiento y que negarte es libre y no genera sanción alguna en tu contra.

• Imagen facial. Capturamos tu fotografía y la incorporamos al sistema de reconocimiento facial del control de acceso, que genera y almacena una plantilla biométrica derivada de tu rostro. La finalidad es exclusivamente verificar tu identidad al ingresar y llevar el registro de accesos asociado a tu plan; tu fotografía también se incorpora al consentimiento informado como medio de identificación. El control de acceso por reconocimiento facial es una característica esencial del servicio: el ingreso a las instalaciones se realiza únicamente por ese medio, como garantía de que el plan lo usa su titular y de la seguridad de todos los afiliados. En consecuencia, si no autorizas su tratamiento no podemos afiliarte y la afiliación no se celebra. Esta condición se te informa antes de cualquier pago: si decides no autorizarla, no se te cobra suma alguna.
• Firma. Tu firma capturada electrónicamente se almacena como evidencia de la aceptación de este consentimiento informado.
• Datos de salud. Su entrega es voluntaria: puedes afiliarte sin darlos, entendiendo que en ese caso no contaremos con esa información para orientar tu entrenamiento ni para reaccionar ante una emergencia. Se usan exclusivamente para prevenir riesgos durante la práctica deportiva, orientar tu entrenamiento y permitir una respuesta adecuada ante una emergencia. No se usan para negarte el servicio ni se comparten con fines comerciales.

Puedes revocar la autorización de tu imagen facial en cualquier momento por el canal de atención. Entiende que la revocatoria impide el ingreso a las instalaciones y da lugar a la terminación de tu afiliación, sin perjuicio de la información que debamos conservar por disposición legal o contractual. La plantilla biométrica se almacena únicamente en los equipos de control de acceso de las sedes donde está habilitado tu plan y no se usa para ninguna otra finalidad. Se suprime de esos equipos en la siguiente sincronización si te retiras o se elimina tu ficha, y a más tardar treinta (30) días después de vencido tu plan.

11. Videovigilancia (CCTV)

Link Gym es un establecimiento de carácter privado cuyas instalaciones cuentan con circuito cerrado de televisión. El ingreso implica ser captado por ese sistema.

• Finalidad: exclusivamente la seguridad de las personas y de los bienes, la prevención e investigación de incidentes ocurridos dentro de las instalaciones y el control del uso indebido del acceso.
• Zonas: áreas comunes, zonas de entrenamiento y accesos. No hay cámaras en vestidores, baños, duchas ni en ninguna zona con expectativa razonable de intimidad.
• Usos excluidos: las grabaciones no se usan para evaluar tu desempeño deportivo, ni con fines comerciales o publicitarios; no se publican en redes sociales ni se divulgan a terceros distintos de las autoridades competentes.
• Acceso: solo el personal expresamente autorizado puede consultarlas, y únicamente para esas finalidades.
• Sin identificación biométrica: el CCTV capta video y no hace reconocimiento facial. El tratamiento biométrico se limita al control de acceso.

12. Autorizaciones opcionales

Estas dos son opcionales y revocables, y negarlas o revocarlas no afecta la prestación del servicio ni las condiciones de tu plan. Aceptar este documento o firmar el consentimiento informado no las otorga: en el pre-registro en línea se dan marcando dos casillas separadas, una para cada autorización, que aparecen sin marcar.

• Uso de imagen con fines publicitarios: captar, reproducir y divulgar fotografías y videos tomados en las instalaciones o en eventos, en redes sociales, sitio web y material impreso. No comprende la fotografía del control de acceso, que se destina únicamente a esa finalidad. No genera contraprestación económica y, si la revocas, el material se retira de los medios bajo nuestro control dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.
• Comunicaciones comerciales: recibir ofertas, promociones e invitaciones por WhatsApp, correo o SMS (los mismos canales de la casilla del pre-registro).

Si te afilias directamente en la sede, sin pre-registro, no las otorgas por defecto: puedes darlas después en la recepción o por el WhatsApp de tu sede. Puedes revocar cualquiera de las dos en cualquier momento por el canal de atención del punto 1. Además, respondiendo BAJA al mismo número de WhatsApp del que te llegan dejas de recibir todos los mensajes automáticos por WhatsApp (avisos y comerciales) y el saludo comercial por correo, como se explica en el punto 9. Con ALTA vuelves a recibir los avisos; los mensajes comerciales, solo si mantienes vigente esa autorización.

13. Otras declaraciones

• La información que suministras es veraz, y fuiste informado de los protocolos que debes seguir para entrenar en las sedes Link Gym.
• Declaras que tus recursos no provienen de actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o norma que lo modifique, y autorizas a Link Gym para tomar las medidas correspondientes si detecta inconsistencias en la información suministrada.

14. Derechos del titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, como titular de tus datos puedes:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos;
• solicitar prueba de la autorización que otorgaste;
• ser informado sobre el uso que hemos dado a tus datos;
• revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservación. Si existe, te informamos cuál es esa información y el fundamento de su conservación;
• acceder gratuitamente a tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de reclamo ante Link Gym.

15. Autorización

Al marcar la casilla de aceptación del pre-registro en línea o del formulario de afiliación, y al firmar el consentimiento informado en la sede, autorizas de forma previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos para las finalidades descritas en este documento, salvo las dos autorizaciones opcionales del punto 12, que se otorgan aparte y solo si las das. Esa casilla es obligatoria para todos, sin importar la edad, el tipo de documento, la sede o el plan: no existe una versión del formulario que pueda enviarse sin ella, porque sin autorización no hay servicio que prestar. Las autorizaciones de datos sensibles quedan declaradas de forma expresa en el documento que firmas, encima de la firma.

Cuando el afiliado es menor de edad, quien otorga la autorización es su representante legal, que además declara haber informado al menor sobre el tratamiento en términos comprensibles para su edad y haber escuchado su opinión, conforme al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). El representante legal asume, en nombre del menor, las declaraciones de salud, el reglamento y las condiciones de este documento.

16. La app de socios

La app de Link Gym (Android y la versión web, mi.link-gym.com) es gratuita y opcional: sirve para ver tu plan, tus entradas, tus pagos y tu rutina, y para registrar tus entrenamientos. Puedes ser socio sin usarla. No vendemos ni compartimos con terceros para publicidad nada de lo que guarda.

• Para entrar usas tu cuenta de Google o un código de un solo uso que te enviamos al correo. De Google recibimos solo tu correo, tu nombre y un identificador; nunca tu contraseña, ni tus contactos, ni tus fotos. Ninguno de los dos nos dice tu número de documento: por eso, la primera vez, la app te pide el documento para encontrar tu ficha, o te vincula recepción con un código de un solo uso.
• Qué muestra: la vigencia de tu plan, tus entradas por el torniquete, tus pagos y saldos, tu consentimiento informado, tu sede, los avisos del gimnasio y tu rutina.
• Tu carnet lleva la foto de tu ficha, la misma con la que recepción te reconoce, y un código QR que vence a los pocos minutos. La app guarda la última foto en tu celular para que el carnet funcione sin señal.
• Qué guarda de más: lo que registras al entrenar (ejercicios, pesos, repeticiones y notas), tu peso, tus medidas (cintura, cadera, brazo y pierna), tus respuestas al cuestionario de entrenamiento y salud (tu objetivo, la zona que quieres reforzar, los días que puedes venir, tu experiencia y si tienes una lesión o una condición médica que te limite) y tus preferencias de avisos. El peso, las medidas y el cuestionario son datos de salud y los das solo si quieres.
• Rutina con inteligencia artificial: si la pides, la app arma tu rutina personal con un modelo de inteligencia artificial de un proveedor con servidores en Estados Unidos. Al modelo solo le enviamos tu objetivo, la zona que quieres reforzar, los días que puedes venir, tu experiencia, si tienes una lesión o una condición médica (sí o no, sin detalle), tu edad y tu peso si lo diste. No le enviamos tu nombre, tu documento ni tus datos de contacto. La rutina es una sugerencia: ante cualquier duda con un ejercicio, pregúntale al profesor de tu sede.
• Avisos: la app te avisa en el celular cuando tu plan está por vencer o se acaban los ingresos de tu valera, la tarde antes de un festivo con su horario y, si lo eliges, para recordarte entrenar a la hora que escojas. Los prendes o los apagas desde la app, en Avisos.
• Pedidos de la tienda: si apartas productos de la tienda desde la app, la tienda recibe tu nombre, tu número de documento y lo que pediste, para tenerlo listo en recepción, donde lo pagas al recogerlo. El apartado dura 24 horas.

Si tu plan vence, la app se pausa y tus datos se guardan para cuando vuelvas. Si pasan dos (2) años sin plan vigente y sin usar la app, borramos tus datos de la app. Tu ficha del gimnasio, tu consentimiento informado y tus facturas no se tocan: tienen su propia conservación, descrita en el punto 17.

Puedes eliminar tu cuenta de la app cuando quieras, desde la propia app o pidiéndolo por escrito. Cómo hacerlo y qué se borra está en eliminar mi cuenta de la app.

17. Vigencia y conservación

La plantilla biométrica del control de acceso se conserva mientras el plan esté vigente y hasta treinta (30) días después de vencido; si te retiras o se elimina tu ficha, sale de los equipos en la siguiente sincronización. La fotografía facial y los datos de salud, hasta doce (12) meses después de terminada la relación contractual. El registro de ingresos, veinticuatro (24) meses, tras los cuales se anonimiza. Los documentos firmados, las facturas y los soportes contables, diez (10) años contados desde la terminación de tu relación con Link Gym, plazo que comprende el mínimo legal del artículo 28 de la Ley 962 de 2005. Los datos de contacto para fines comerciales, hasta que revoques la autorización. Las conversaciones por WhatsApp y el registro de los avisos automáticos que te enviamos, doce (12) meses desde que se enviaron o recibieron, tras los cuales se eliminan. La solicitud de no recibir avisos se conserva mientras no la revoques, para poder respetarla. Las grabaciones de videovigilancia, por el tiempo necesario para las finalidades de seguridad, tras el cual se sobrescriben automáticamente.

Vigente desde el 22 de octubre de 2026. Las bases de datos en las que tratamos tu información estarán vigentes mientras dure tu relación con Link Gym y durante los plazos de conservación de este punto. Este documento puede actualizarse; los cambios se publican en esta misma dirección.

18. Cookies

link-gym.com no usa cookies ni herramientas de analítica. Lo único que guarda en tu celular son las marcas ✓ de los ejercicios que haces en la rutina, y no salen de ahí. La web de socios (mi.link-gym.com) guarda tu sesión en el navegador, y el ingreso usa cookies técnicas de autenticación, necesarias para entrar; no se usan para publicidad.